主題五　責任治理、自動化與成效管理

運用 RACI、CRM、自動化、SLA、歸因與復盤建立可追蹤的展會治理系統。

主題題目總覽

編號

提問

核心教學重點

案例／討論方向

2-041

How should a RACI matrix be used for exhibition projects?
參展專案應如何使用 RACI 矩陣？

RACI 可避免多人負責卻無人承擔。

展品通關由物流負責執行，營運主管負最終責任。
討論：一項工作可以有兩名 Accountable 嗎？

2-042

How can exhibition planning be automated?
參展規劃如何自動化？

自動化應支援決策，不應取代管理層核准。

低於門檻或出現紅線時，系統自動標示需補件。
討論：哪些決策不能完全自動？

2-043

Why should exhibition data be integrated with CRM?
為什麼展會資料要整合 CRM？

展會名單只有進入商機流程才有價值。

掃碼後建立公司、聯絡人與商機，並指派責任人與期限。
討論：只保存名片圖片有何問題？

2-044

How should exhibition leads be qualified?
展會名單應如何資格化？

資格化應在展中完成，而不是展後猜測。

現場用三十秒問題區分 A、B、C 級商機。
討論：哪些人不應直接列為商機？

2-045

How should exhibition service-level agreements be defined?
展會跟進服務水準協議應如何設定？

SLA 把展後速度轉為可管理承諾。

A 級二十四小時、B 級四十八小時、C 級進培育序列。
討論：只有寄信是否算完成？

2-046

How can exhibition attribution be managed fairly?
如何合理管理展會成效歸因？

歸因規則必須一致且可追溯。

客戶先由網站接觸、展會面談、之後業務拜訪成交，可採多接觸點歸因。
討論：為何歸因會影響決策？

2-047

What data should be retained for exhibition audits?
展會稽核應保存哪些資料？

完整稽核軌跡能支持財務、法遵與管理復盤。

系統記錄誰在何時修改預算、客戶資料與報價承諾。
討論：保存資料的主要目的為何？

2-048

How should exhibition risks be escalated?
展會風險應如何升級處理？

重大風險不能因業績壓力被繞過。

展品無法按時通關時，專案立即啟用數位展示備援並升級管理層。
討論：誰有權停止專案？

2-049

How should lessons learned be captured after an exhibition?
展後經驗應如何保存？

復盤要產生可重用的組織知識。

公司發現某國買主多但付款風險高，下一年調整付款條件與展會選擇。
討論：復盤應在什麼時間進行？

2-050

What makes an exhibition management system effective?
什麼條件能讓展會管理制度有效？

展會效能來自整套系統，而非單一漂亮攤位。

企業用同一套流程管理選展、邀約、現場、CRM、報價與成效。
討論：改善展會管理應從哪裡開始？

逐題教學內容

2-041 How should a RACI matrix be used for exhibition projects?｜參展專案應如何使用 RACI 矩陣？

Responsible, Accountable, Consulted and Informed（RACI）矩陣用來區分執行、最終負責、諮詢與知會角色；每項工作原則上只有一名 Accountable。

教學重點：RACI 可避免多人負責卻無人承擔。

案例：展品通關由物流負責執行，營運主管負最終責任。

課堂討論：一項工作可以有兩名 Accountable 嗎？

簡明解答：原則上不宜，否則責任容易模糊。

2-042 How can exhibition planning be automated?｜參展規劃如何自動化？

可自動抓取截止日、整合評分、建立專案與成本中心、去重客邀名單、生成任務與追蹤九十日成效。

教學重點：自動化應支援決策，不應取代管理層核准。

案例：低於門檻或出現紅線時，系統自動標示需補件。

課堂討論：哪些決策不能完全自動？

簡明解答：是否參展、價格承諾、法規例外與重大風險接受。

2-043 Why should exhibition data be integrated with CRM?｜為什麼展會資料要整合 CRM？

CRM 可讓預約、會談、名單、商機、報價與展後跟進形成連續紀錄，避免資料散落與重複聯繫。

教學重點：展會名單只有進入商機流程才有價值。

案例：掃碼後建立公司、聯絡人與商機，並指派責任人與期限。

課堂討論：只保存名片圖片有何問題？

簡明解答：無法去重、分級、追蹤下一步與衡量成交。

2-044 How should exhibition leads be qualified?｜展會名單應如何資格化？

應至少確認公司、職務、需求、數量、時程、決策角色、產品適配、風險與下一步。

教學重點：資格化應在展中完成，而不是展後猜測。

案例：現場用三十秒問題區分 A、B、C 級商機。

課堂討論：哪些人不應直接列為商機？

簡明解答：資料不完整、無需求、非目標客群或高風險者。

2-045 How should exhibition service-level agreements be defined?｜展會跟進服務水準協議應如何設定？

Service Level Agreement（SLA）應明定不同等級名單的回覆時間、責任人、逾期升級與完成標準。

教學重點：SLA 把展後速度轉為可管理承諾。

案例：A 級二十四小時、B 級四十八小時、C 級進培育序列。

課堂討論：只有寄信是否算完成？

簡明解答：不一定，還要依需求提供資料並確認下一步。

2-046 How can exhibition attribution be managed fairly?｜如何合理管理展會成效歸因？

企業應事前定義首次接觸、主要影響、多接觸點與既有客戶的歸因規則，避免把所有成交都算到展會。

教學重點：歸因規則必須一致且可追溯。

案例：客戶先由網站接觸、展會面談、之後業務拜訪成交，可採多接觸點歸因。

課堂討論：為何歸因會影響決策？

簡明解答：它決定不同通路的預算與投資評價。

2-047 What data should be retained for exhibition audits?｜展會稽核應保存哪些資料？

應保存評分、核准、合約、預算、付款、版本、展品、通關、名單、同意、跟進、商機、補助與成效報告。

教學重點：完整稽核軌跡能支持財務、法遵與管理復盤。

案例：系統記錄誰在何時修改預算、客戶資料與報價承諾。

課堂討論：保存資料的主要目的為何？

簡明解答：證明決策、支出、法遵與商機結果。

2-048 How should exhibition risks be escalated?｜展會風險應如何升級處理？

應設定紅線與分級，例如認證不足、物流延誤、現金不足、資安事件或人員安全問題，並指定升級對象與停損權限。

教學重點：重大風險不能因業績壓力被繞過。

案例：展品無法按時通關時，專案立即啟用數位展示備援並升級管理層。

課堂討論：誰有權停止專案？

簡明解答：應由預先指定的專案主管或管理層依風險政策決定。

2-049 How should lessons learned be captured after an exhibition?｜展後經驗應如何保存？

應比較原始假設與實際成本、買主品質、商機、轉換、毛利、失敗原因與流程問題，形成下一屆建議。

教學重點：復盤要產生可重用的組織知識。

案例：公司發現某國買主多但付款風險高，下一年調整付款條件與展會選擇。

課堂討論：復盤應在什麼時間進行？

簡明解答：展後立即做作業復盤，並於三十、六十、九十日更新商業成果。

2-050 What makes an exhibition management system effective?｜什麼條件能讓展會管理制度有效？

有效制度結合清楚策略、量化目標、完整預算、跨部門責任、資料整合、風險控制、快速跟進與持續復盤。

教學重點：展會效能來自整套系統，而非單一漂亮攤位。

案例：企業用同一套流程管理選展、邀約、現場、CRM、報價與成效。

課堂討論：改善展會管理應從哪裡開始？

簡明解答：先診斷目前最嚴重的瓶頸：選展、規劃、執行、資料或跟進。

主題小結

本主題共整理 10 題，核心在於：運用 RACI、CRM、自動化、SLA、歸因與復盤建立可追蹤的展會治理系統。